——浅谈对学校办公室工作的一些认识

              雨山实验  吴云

摘  要：办公室是为学校服务的综合办事部门,担负着联系上下、沟通左右、协调四方的重任,既是政务的“参谋”,又是事务的“主管”。本文就办公室工作实施精细管理的必要性和具体落实措施谈了几点认识。

关键词：学校办公室 精细管理 细节 服务

办公室是学校的综合办事部门，起着承上启下、联系左右、协调沟通各方面事务的枢纽作用,是学校重要职能部门之一。目前，我校正处在“大校”向“强校”的转型期，如何做好办公室工作，发挥其应有的职能作用，值得思考。

办公室工作涉及人事、工资、公文、宣传、档案、接待等多个方面，直接为学校领导和广大师生服务，同时也承担了一部分对社会服务的职能。办公室部门工作千头万绪、纷繁复杂，工作水平的高低直接影响到学校各部门工作能否顺利开展。笔者认为，做好此部门的工作贵在于精，贵在于细。

 一、实施学校办公室工作精细管理的必要性

1.工作的综合性决定了精细管理的必要性。学校办公室工作除了每年度、每学期的常规工作之外，还有许多突发、临时性的工作。在这种状况下，如果办公室人员分工不细、部门管理不精，不仅会对学校的常规工作造成影响，也会影响其他工作的开展，有时会造成广大师生的不便，甚至给学校带来负面效应。只有加强精细管理，才能做到有的放矢、急缓有序，将事务安排的井井有条，才能显示出一所“强校”所匹配的管理水平。

2.工作的服务性决定了精细管理的必要性。办公室工作的核心就是服务，为领导服务，为各部门服务，为师生服务，甚至是对外服务。为领导提供良好、准确的决策依据，做好各项基础性的工作，同时做好信息传递，是办公室的一项重要职责。为部门服务，是指做好学校各部门工作的协调与沟通，一方面是上传下达，另一方面，很多项工作的开展需要多部门共同完成，办公室此时要起到联络和协调的作用。同时，又要承担着检查反馈的职责。

总之，只有想师生之所想，思领导之所思，把每一件涉及师生利益、学校发展的事做细、做好，令领导、师生满意，才是学校办公室人员的最大成功。

 二、落实学校办公室工作精细管理的几项措施

1.提高素养、树立服务意识。著名教育家任小艾曾说过，“服务就是满足需求。”办公室的整体工作水平，主要就是体现在服务水平上。因此，树立服务观念、提升服务能力对办公室人员而言极其重要。一要强化理论修养，了解党和国家的方针政策，熟悉学校的规章制度，多读书、读好书，开拓视野，提升服务意识，更加细致、高效的开展工作；二要多参加相关的业务培训，多与部门内部、兄弟学校同部门的工作人员交流学习，从而提高应对事务的能力和意识；三要具备任劳任怨、求真务实、甘当幕后者的精神以及高度的责任感。办公室工作最忌讳懒散拖拉，因为该部门很多工作时限性要求比较强，效率过低、缺乏责任感，都会直接影响学校整体工作的推进，甚至损害教职工的切身利益。

2.公道正派、端正道德素养。办公室工作涉及到学校各个层面，部门工作的枢纽地位，要求办公室人员在工作中待人真诚、明辨是非。一是按政策和组织原则办事，严格按照法律法规和学校规章制度来开展工作；二是办事讲程序，在面对大量繁杂事务时，必须分清主次，要坚持多汇报的原则；三是工作要抓得实，据实情、讲真话、干实事，听取一线教师意见、向领导反应情况，都要全面、真实、客观，不偏听偏信，不煽风点火。把坚持真理的“原则性”与从实际出发的“灵活性”结合起来，为学校注入正能量。

3.加强沟通、明确岗位职责。对学校办公室及部门内部进行定岗定责，明确每个岗位的职责，工作才能得以有序开展，避免工作效率低下、重复劳动、工作疏漏不到位等问题的出现。但是，正所谓“分工不分家”，办公室成员除了需要完成本职工作外，部门的许多工作还需要成员间的共同协作、相互补位，这就需要办公室人员有团结合作的意识，平时无论是工作还是生活上多沟通，多交流，相互帮助，共同进步。形成既齐抓共管，又分工明确，既团结协作，又责任到人的工作格局。

4.勤下功夫，提升细节意识。学校任何一项工作从部署到结束都包含着无数的细节，在安排工作时要尽量把过程分解、细化。分解的越精细，对各个环节的把握就越准确，责任越明确，整项工作的开展就越顺畅。如果在其中的某个环节有缺失或错误，比如文件落款日期出错、资料装订中错页、通知活动对象遗漏、席卡姓名打错等诸如此类的“低级错误”，就如同在一幅漂亮的图画上沾了一块污渍，有时甚至会给学校造成一定的不良影响，使得前期做的所有准备和努力变成遗憾。

5.规范管理、落实制度建设。为确保学校办公室各项工作规范有序，必须建立完善的规章制度体系，将办公室各项工作及办公室人员的行为纳入管理规范之中，以条文的形式具体化，落实到部门及每个岗位上，细化为办公室人员的责任。目前涉及我校办公室工作已建立的制度有：《办公室工作职责》、《办公室人员岗位职责》、《公文管理细则》、《印章使用管理办法》、《宣传工作管理办法》、《学校办公群使用管理的有关规定》、《学校工作群、微信群管理规定》、《学校会议室使用规定》等。随着学校发展的需要，笔者认为日后本部门的工作在以下几个方面需要进一步完善：一是宣传工作，现在的学校宣传不仅有校内的校报校刊、户外宣传栏、电子显示屏等，还有校外的纸质媒体、网络媒体。学校建立的官方网站、微信公众号等新兴宣传渠道在校内外也有一定的影响力。在信息时代的背景下，我校在重视传统媒体宣传的同时，也要加强校园网、公众号的管理，建立一支信息技术能力强、业务水平高、有责任心、有活力的管理团队，将其真正利用起来。发挥其信息查询、便民服务、宣传阵地的作用，扩大学校影响力和知名度，而不只是单纯的门面摆设；二是办公自动化程度有待进一步提高，一所学校的自动化水平越高，信息传递速度就越快，工作效率也越高，通过自动化办公与管理，不仅可以省去一些不必要的中间环节，将工作做得更精细高效，也可使学校各方面的工作随时沟通，树立学校的新形象,促进学校跨越式和谐发展；三是我校自2013年建校以来，一直未制定本校的档案工作管理条例和大事记编写管理制度。从短期看，这两项工作对于学校发展没有实质性的影响，但从长远来看，一所学校的发展必然是历史的积淀，没有这些走过的印迹，一所学校等于失去了灵魂和根基。 

总之，办公室工作是一门科学，也是一门艺术。办公室工作者所做的事平凡而琐碎，但我坚信一个勤于思考、善于学习的办公室工作者，一定会在默默无闻中内炼素质，在平平淡淡中把平凡的工作做得有声有色。

参考文献:

1.袁敏，浅谈办公室服务工作对学校发展的作用[J]，科学咨询(科技·管理)，2013（5）

2.肖伟才，办公室管理的精细化[J]，中国电力企业管理，2010（2）

3.胡晓峰，如何实现办公室工作细节化管理[J]，现代金融，2008（9）